Datenschutz für Vertragspartner

Datenschutzerklärung für Vertragspartner

Wir stehen mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber in einer vertraglichen Beziehung oder möchten eine solche noch eingehen. Für den Abschluss eines Vertrags und die nachfolgende Abwicklung benötigen wir einige Unterlagen und Informationen, die wir bereits abgefragt haben oder noch anfordern werden. Dabei erhalten wir ggf. auch Ihre personenbezogenen Daten und unter Umständen Sie betreffende Dokumente. Die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält einige Vorgaben, wie mit diesen Daten umzugehen ist und wie wir Sie dabei informieren müssen. Schon zum Zeitpunkt der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten haben wir Sie nach Art. 13 DS-GVO über bestimmte Aspekte der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren.
Für Spediteure, Frachtführer und Fahrpersonal der 4Press GmbH & Co. KG gelten gesonderte Datenschutzhinweise.

WER IST DER VERANTWORTLICHE?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die 4Press GmbH & Co. KG, Ringstraße 5, 04827 Machern. Sie erreichen uns darüber hinaus unter Telefonnummer 034292 659-111 oder der E-Mail-Adresse info@4-press.com erreichen. Unser Unternehmen wird von Katharina Horsch-Littig und Joachim Sander vertreten.

WIE ERREICHE ICH DEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN?

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt, den Sie bei der MORGENSTERN consecom GmbH, Große Himmelsgasse 1, 67346 Speyer und unter der Telefonnummer +49 (0) 6232 – 10011944 erreichen können.

ZU WELCHEN ZWECKEN WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber. Dazu zählt insbesondere die Erhebung und Weiterleitung Ihrer Kontaktdaten, Bankverbindung, Vertrags- und Zahlungsdaten und die Kommunikation mit Ihnen. Personenbezogene Daten werden von uns insbesondere zur Beantwortung von Anfragen, zur Ausführung von Lieferungen, zur Rechnungsstellung und zur Einholung von Angeboten erhoben. Dabei werden grundsätzlich nur die Informationen verarbeitet, die Sie uns selbst mitteilen und die sich aus dem Vertragsverhältnis ergeben. Bei der Abwicklung von geschäftlichen Vorgängen entstehen steuerrechtlich relevante Dokumente wie Handels- oder Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Buchungsbelege, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten können. Diese Dokumente werden von uns aufbewahrt, um gesetzlich bestehenden Aufbewahrungspflichten nachzukommen.

AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE BASIERT DIE VERARBEITUNG?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses gesetzlich ausdrücklich erlaubt (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO). Das betrifft alle Vorgänge, die konkret mit dem Vertrag zusammenhängen (z.B. Speicherung Ihrer Personenstammdaten, Nutzung zur Angebots- und Rechnungserstellung, Weitergabe zur Kommunikation). Ferner ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gestattet (Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO). Dazu gehört insbesondere die vertragliche Absprache mit Ihnen, die Direktwerbung oder die Einsichtnahme in Vertragsvorgänge durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Die Speicherung bestimmter Informationen und Unterlagen ist ferner zulässig, wenn sie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten dient (Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO). Manchmal stützt sich die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO). In so einem Fall werden Sie jedoch hierauf hingewiesen und nach Ihrem Einverständnis gefragt.

MÜSSEN SIE IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN MITTEILEN?

Die Bereitstellung der von uns abgefragten personenbezogenen Daten ist für die Vertragsabwicklung erforderlich. Wir erheben allerdings nur die Informationen, die auch wirklich notwendig und üblich sind. Sofern wir Sie um Ihre Einwilligung bitten, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig und hat keine Auswirkungen auf den Vertrag.

AN WEN WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN WEITERGEGEBEN?

Im Rahmen der Vertragsabwicklung werden Ihre personenbezogenen Daten von unseren Mitarbeitern verarbeitet und zur Kenntnis genommen. Auch besteht die Möglichkeit, dass steuerlich relevante Dokumente – und daher auch die darin enthaltenen personenbezogenen Daten – von Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten oder Steuerberatern eingesehen werden. Wir setzen ferner einige Dienstleister ein, die im Rahmen ihrer Leistungserbringung Ihre personenbezogenen Daten zur Kenntnis nehmen könnten (z.B. bei der Wartung unserer IT-Systeme, dem Hosting unserer Datenbank oder der Vernichtung von Papierformularen). Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten bzw. die Einsichtnahme erfolgt immer aufgrund einer gesetzlichen Erlaubnis oder basiert auf einer ordnungsgemäßen Auftragsverarbeitung.
Wir beabsichtigen nicht, Ihre personenbezogenen Daten an Drittländer außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln .

WIE LANGE WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN GESPEICHERT?

Die erstmalige Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Rahmen der Vertragsanbahnung. Die Dauer richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) von 6 und 10 Jahren. Sofern ein berechtigtes Interesse daran besteht, werden Unterlagen oder Datensätze auch länger aufbewahrt. Das betrifft z.B. Daten, die zur Einhaltung verbindlicher Verwaltungsvorschriften wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gespeichert werden müssen. Allgemeine Angaben wie Name und Kontaktdaten werden zum Zweck der Kontaktaufnahme auch über die gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinaus gespeichert und genutzt.

WELCHE RECHTE HABEN SIE?

Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Bitte beachten Sie, dass Sie diese Rechte jederzeit geltend machen können. Das bedeutet allerdings nicht, dass diese auch erfüllt werden müssen. Sie können z.B. nicht die Löschung Ihrer personenbezogenen verlangen und gleichzeitig einen Vertrag mit uns haben.
Wenn Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Auf die bereits stattgefundene Verarbeitung (z.B. E-Mail-Werbung) hat dies allerdings keinen Einfluss.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet (Art. 21 DS-GVO). Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung werden wir Ihnen keine werblichen Nachrichten mehr zukommen lassen.
Sie haben das Recht, sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.